Microsoft Copilot im Büro: Prompts für Outlook, Word, Excel, PowerPoint und ein Angebots-Agent

Worum geht es?

Microsoft Copilot ist die KI, die Microsoft in seine Büroprogramme eingebaut hat, also in Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Teams. Stell dir eine Assistenz vor, die in jedem dieser Programme mit am Schreibtisch sitzt und sieht, woran du gerade arbeitest. Diese Ressource zeigt dir fertige Anweisungen für jedes Programm und wie du daraus einen kleinen digitalen Mitarbeiter baust, der Anfragen in Angebotsentwürfe verwandelt.

Was bringt dir das?

• Zeit im Postfach: Nach dem Urlaub sortiert Copilot deine ungelesenen Mails nach Dringlichkeit.

• Weniger Kleinarbeit: Aus einem Besprechungsprotokoll wird mit einem Satz eine Aufgabenliste mit Fristen.

• Weniger Fehler: Copilot vergleicht in Excel abgerechnete Stunden mit der Zeiterfassung und zeigt Abweichungen.

• Schnellere Angebote: Ein Agent bereitet Angebotsentwürfe vor, die du nur noch prüfst und abschickst.

Wann lohnt es sich und wann nicht?

• Lohnt sich, wenn dein Betrieb ohnehin mit Microsoft 365 arbeitet und eine Copilot-Lizenz hat.

• Lohnt sich, wenn viele ähnliche Anfragen, Protokolle oder Abrechnungen anfallen.

• Eher nicht, wenn ihr kaum mit Outlook, Word und Excel arbeitet oder keine Business-Lizenz habt. Ohne sie fehlt der Unternehmensdatenschutz.

Was du brauchst

Microsoft 365 mit Copilot-Lizenz, die Kosten hängen vom Tarif ab. Zeitaufwand: wenige Minuten pro Prompt, rund eine Stunde für den Agenten. Vorwissen: sicherer Umgang mit den Office-Programmen.

Begriffe kurz erklärt

• Prompt: die Anweisung, die du der KI gibst.

• Agent: ein KI-Helfer, der eine festgelegte Aufgabe selbstständig und wiederholt erledigt.

• Work IQ: der Schalter, mit dem Copilot auf deine Mails, Teams-Nachrichten und Dateien zugreifen darf.

• Notizbuch: eine Sammlung von Dokumenten, die Copilot bei jeder Frage kennen soll.

• Unternehmensdatenschutz: Schutzregeln für Firmendaten, die nur mit einer Business-Lizenz gelten.

Kurz zusammengefasst

Copilot in drei Ausbaustufen:

• Stufe 1, die Copilot-App: Mit Business-Lizenz arbeitest du unter Unternehmensdatenschutz, erkennbar am grünen Schild. Erst wenn der Schalter Work IQ an ist, greift Copilot auf Mails, Teams und Dateien zu. Für knifflige Fragen bewusst "tiefere Analyse" wählen, die schnelle Antwort übersieht gern Details. Notizbücher bündeln Dokumente, die Copilot immer kennen soll, etwa die Reisekostenrichtlinie.

• Stufe 2, Copilot in den Office-Programmen: In Outlook, Word, Excel und PowerPoint steckt derselbe Copilot. Er sieht zusätzlich, was gerade geöffnet ist, und arbeitet direkt im Dokument.

• Stufe 3, Agenten und geplante Prompts: Wiederkehrende Abläufe laufen ohne dich an, zum Beispiel ein Agent, der aus Anfragemails fertige Angebotsentwürfe macht.

Warum relevant: Viele Betriebe zahlen bereits für Microsoft 365, nutzen Copilot aber höchstens für gelegentliche Fragen. Mit den richtigen Prompts wird daraus ein Kollege für den Büroalltag.

Praxisteil

Ein Prompt pro Programm

Darum geht es in diesem Schritt: Du probierst in jedem Office-Programm einen fertigen Prompt aus. Öffne dazu im jeweiligen Programm das Copilot-Feld und füge den Text ein.

Outlook: Posteingang nach dem Urlaub

Ich war zwei Wochen nicht im Büro. Fasse meine ungelesenen Mails in drei Gruppen zusammen: braucht heute eine Antwort von mir, kann warten, nur zur Info. Nenne pro Mail Absender und einen Satz zum Inhalt.

Word: Protokoll in Aufgabenliste verwandeln

Zieh aus diesem Besprechungsprotokoll alle vereinbarten Aufgaben heraus und stelle sie als Tabelle dar: Aufgabe, verantwortlich, Frist. Markiere Aufgaben ohne Verantwortlichen oder ohne Frist gelb.

Excel: Abrechnung gegenprüfen

Vergleiche in dieser Tabelle die abgerechneten Stunden je Auftrag mit den Stunden laut Zeiterfassung im Blatt [Blattname]. Markiere jede Abweichung über 5 Prozent und berechne die Summe der nicht abgerechneten Stunden in Euro mit [Stundensatz].

PowerPoint: Quartalsrunde vorbereiten

Erstelle aus der verlinkten Excel-Datei fünf Folien für die Quartalsbesprechung: Umsatz und Marge im Vergleich zum Vorquartal als Diagramm, die drei größten Aufträge, offene Risiken, zwei Vorschläge für das nächste Quartal. Mit Sprechernotizen, sachlicher Ton.

Teams: Besprechung nachbereiten

Fasse die letzte Besprechung zu [Thema] in fünf Sätzen zusammen, liste getroffene Entscheidungen und offene Fragen getrennt auf und entwirf eine Nachricht an alle Teilnehmer.

So passt du sie an: Ersetze in Excel [Blattname] durch den Namen des Tabellenblatts mit der Zeiterfassung und [Stundensatz] durch euren Stundensatz in Euro. In Teams setzt du bei [Thema] den Namen der Besprechung ein. Die übrigen Prompts funktionieren ohne Anpassung.

Agent bauen: Anfragen werden Angebotsentwürfe

Darum geht es in diesem Schritt: Du baust einen Helfer, der jeden Abend neue Anfragen liest und Angebotsentwürfe vorbereitet, die du vor dem Versand prüfst.

1. In der Copilot-Seitenleiste unter Agents einen neuen Agenten anlegen.

2. Diese Anweisung einfügen und anpassen:

Du bereitest Angebote für [Firma] vor. Lies neue Mails im Posteingang, die eine Anfrage zu [Leistungen] enthalten.
Eine Anfrage ist vollständig, wenn diese Angaben enthalten sind: [Pflichtangaben, z. B. Leistung, Fläche in Quadratmetern, Ort, Wunschzeitraum].
Vollständige Anfrage: Preis ausschließlich nach der Preisliste berechnen, mit der Angebotsvorlage ein Word-Angebot erstellen und einen Antwortentwurf in Outlook anlegen.
Unvollständige Anfrage: einen kurzen Entwurf mit Rückfrage nach genau den fehlenden Angaben anlegen.
Regeln: Keine Angaben erfinden. Fehlende Nebenangaben als [Platzhalter] markieren. Nie selbst senden.

So passt du ihn an: Trage bei [Firma] deinen Betriebsnamen ein, bei [Leistungen] was du anbietest und bei [Pflichtangaben] die Angaben, ohne die du kein Angebot rechnen kannst.

1. Preisliste und Angebotsvorlage unter "Wissen hinzufügen" hochladen.

2. Den Agenten über das Uhr-Symbol täglich um 17 Uhr laufen lassen. Die ersten zwei Wochen mit Enddatum und täglicher Kontrolle.

Typische Fehler

• Work IQ aus lassen und sich wundern, dass Copilot keine Mails findet.

• Pflichtangaben nicht festlegen. Der Agent fragt dann bei jeder Anfrage nach oder rechnet mit Annahmen.

• Den privaten Copilot für Firmendaten nutzen. Ohne Business-Lizenz gibt es keinen Unternehmensdatenschutz (DSGVO).

• Kundendaten in Notizbücher laden, auf die das ganze Team Zugriff hat.

Anwendungsfall: Malerbetrieb

Ein Malerbetrieb mit 15 Mitarbeitern bekommt täglich Anfragen über das Kontaktformular. Seit der Agent läuft, liegen jeden Abend Angebotsentwürfe und Rückfragen im Entwurfsordner. Die Bürokraft prüft Preise und Flächen, passt bei Bedarf an und klickt auf Senden.

Wenn es nicht klappt

• Copilot findet keine Mails oder Dateien: Prüfe, ob der Schalter Work IQ eingeschaltet ist.

• Du findest Agents oder das Uhr-Symbol nicht: Die Funktion ist vermutlich in eurer Lizenz nicht enthalten oder von der IT noch nicht freigegeben.

• Der Agent rechnet mit falschen Preisen: Prüfe, ob die aktuelle Preisliste hochgeladen ist und die Anweisung "ausschließlich nach der Preisliste" noch drinsteht.