In 15 Minuten mehr aus ChatGPT und Claude holen: 3 Grundeinstellungen

Worum geht es?

ChatGPT und Claude wissen beim ersten Gespräch nichts über dich. Das ist, als würdest du jeden Tag eine neue Aushilfe einarbeiten. Mit drei Grundeinstellungen änderst du das: Die KI kennt dich, darf in deinen Werkzeugen nachsehen und hat eine erste feste Routine. Das dauert zusammen etwa eine Viertelstunde.

Was bringt dir das?

• Keine Wiederholungen mehr: Beruf, Zielgruppe und gewünschter Ton sind in jedem Chat schon bekannt.

• Antworten mit echtem Bezug: Die KI kann in Mail und Kalender nachsehen, statt zu raten.

• Sicherheit durch klare Regeln: Mit der Rechte-Ampel entscheidest du, was die KI darf und was nicht.

• Eine erste Routine, etwa eine Wochenübersicht, die du mit einem Satz startest.

Wann lohnt es sich und wann nicht?

• Lohnt sich, wenn du ChatGPT oder Claude mehrmals pro Woche nutzt.

• Lohnt sich, wenn du immer wieder ähnliche Aufgaben erledigst.

• Eher nicht, wenn du die KI nur ganz selten für allgemeine Fragen nutzt.

Was du brauchst

Ein Konto bei ChatGPT oder Claude. Welche Verbindungen und Funktionen verfügbar sind, hängt vom Tarif ab. Zeitaufwand: rund 15 Minuten. Vorwissen: keins.

Begriffe kurz erklärt

• Persönliche Anweisungen: ein fester Text in den Einstellungen, den die KI in jedem neuen Chat mitliest.

• Connector: eine Verbindung zwischen der KI und einem anderen Programm wie Mail oder Kalender.

• Skill: eine gespeicherte Arbeitsanleitung, die die KI für eine Aufgabe immer gleich ausführt.

• Routine: eine Aufgabe, die regelmäßig nach demselben Muster abläuft.

Kurz zusammengefasst

Drei Einstellungen, die in ChatGPT und Claude gleich funktionieren, zusammen eine Viertelstunde:

• Steckbrief statt Gedankenlesen (ca. 6 Minuten): Du füllst eine kurze Vorlage zu Beruf, Aufgaben und Antwortstil aus und speicherst sie als persönliche Anweisungen. Ab dann weiß die KI in jedem neuen Chat, mit wem sie spricht.

• Werkzeuge mit Rechte-Ampel verbinden (ca. 4 Minuten): Mail, Kalender und Dokumente anbinden, aber nach klarer Regel: Lesen ist grün, Entwürfe anlegen ist gelb, Senden, Löschen und Bezahlen ist rot und braucht immer deine Freigabe.

• Eine erste Routine als Skill (ca. 5 Minuten): Die KI findet mit dir eine Aufgabe, die jede Woche gleich abläuft, und speichert den Ablauf als Skill, den du mit einem Satz startest.

Warum das relevant ist: Ohne diese Grundeinstellungen beginnt jeder Chat bei null. Mit ihnen bekommst du vom ersten Satz an Antworten, die zu dir und deinem Betrieb passen.

Praxisteil

Einstellung 1: Dein Steckbrief

Darum geht es in diesem Schritt: Du schreibst einmal auf, wer du bist und wie die KI dir antworten soll.

Fülle die Vorlage selbst aus. Das geht schneller als ein Interview, und du entscheidest genau, was die KI über dich weiß.

Über mich: [Beruf, Branche, Betriebsgröße, Region]
Meine typischen Aufgaben mit KI: [z. B. Kundenmails, Angebote, Protokolle, Recherchen]
Meine Leser: [z. B. Privatkunden, Hausverwaltungen, Kollegen]
So antwortest du: [kurz oder ausführlich], [Du oder Sie], [Stichpunkte oder Fließtext], auf Deutsch.
Das will ich nie: [z. B. Floskeln, Anglizismen, erfundene Zahlen]
Wenn dir Informationen fehlen, frag nach, statt zu raten.

So passt du ihn an: Ersetze jede eckige Klammer durch deine Angaben. Bei Antwortstil wählst du jeweils eine der beiden Optionen.

Keine Kundennamen, Gesundheitsdaten oder Passwörter in den Steckbrief schreiben. Einfügen bei Claude unter Einstellungen > Profil, bei ChatGPT unter Einstellungen > Personalisierung > Benutzerdefinierte Hinweise.

Selbsttest: Neuen Chat öffnen und fragen "Wie sollst du mir antworten?" Die KI sollte deine Vorgaben wiedergeben.

Einstellung 2: Werkzeuge mit Rechte-Ampel

Darum geht es in diesem Schritt: Du verbindest die KI mit Mail oder Kalender und legst fest, was sie dort tun darf.

In Claude unter Anpassen > Connectors, in ChatGPT unter Plugins bzw. Apps. Fang mit dem Werkzeug an, in dem du täglich am meisten suchst, meist Mail oder Kalender.

• Grün, von Anfang an erlaubt: lesen, suchen, zusammenfassen.

• Gelb, erlaubt mit Kontrolle: Entwürfe anlegen, Termine vorschlagen.

• Rot, nur nach Freigabe: senden, posten, löschen, bezahlen.

Selbsttest: "Welche drei Termine habe ich diese Woche und mit wem?" Kommen echte Termine zurück, ist die Verbindung aktiv. Bei Firmenkonten vorher klären, ob die Verbindung erlaubt ist (DSGVO).

Einstellung 3: Die erste Routine

Darum geht es in diesem Schritt: Die KI hilft dir, eine wiederkehrende Aufgabe zu finden, und schreibt daraus eine feste Arbeitsanleitung.

Ich beschreibe dir gleich meine letzte Arbeitswoche in Stichpunkten.
Suche darin Aufgaben, die jede Woche wiederkommen, immer nach demselben Muster ablaufen und bei denen ein kleiner Fehler keinen großen Schaden anrichtet.
Schlag mir die beste Kandidatin vor und begründe die Wahl in zwei Sätzen.
Schreib dann eine Skill Beschreibung mit: Name, Auslöser, Arbeitsschritte, woran man erkennt, dass sie fertig ist, und welche Schritte immer meine Freigabe brauchen.

So passt du ihn an: Schreib nach dem Senden deine letzte Arbeitswoche in Stichpunkten auf, zum Beispiel Tag für Tag mit den wichtigsten Aufgaben.

Selbsttest am nächsten Tag: Den Skill nur mit seinem Namen aufrufen. Ist das Ergebnis ohne große Nacharbeit brauchbar, sitzt die Routine.

Typische Fehler

• Den Steckbrief so allgemein halten, dass er auf jeden passt.

• Alle Werkzeuge auf einmal verbinden und alles auf Grün stellen.

• Eine Aufgabe wählen, die jedes Mal anders läuft. Dafür taugt ein Skill nicht.

• Nach dem Speichern nicht testen, ob die Einstellungen wirklich greifen.

Anwendungsfall: Grundschullehrerin

Eine Grundschullehrerin trägt in den Steckbrief ein, dass sie kurze Antworten per Du und ohne Fachjargon möchte. Kalender und Mail verbindet sie auf Grün und Gelb, Senden bleibt rot. Ihre erste Routine: Jeden Freitag eine Übersicht aller Elterntermine der nächsten Woche plus Antwortentwürfe für offene Elternmails, die sie vor dem Absenden selbst durchliest.

Wenn es nicht klappt

• Die KI ignoriert deinen Steckbrief: Prüfe, ob er wirklich gespeichert ist, und starte einen neuen Chat.

• Der Connector liefert keine Daten: Verbindung trennen, neu anmelden und alle abgefragten Berechtigungen bewusst bestätigen.

• Der Skill liefert jedes Mal etwas anderes: Die Aufgabe ist vermutlich zu unterschiedlich. Wähle eine Aufgabe mit festerem Ablauf.