Claude an einem Nachmittag richtig einrichten: Der 30-Minuten-Plan

Worum geht es?

Claude ist ein KI-Assistent, ähnlich wie ChatGPT. Ohne Einrichtung ist er wie ein neuer Mitarbeiter, der jeden Morgen mit Gedächtnisverlust zur Arbeit kommt: Du musst ihm jedes Mal neu erklären, wer du bist und wie du arbeitest. Mit einer einmaligen Einrichtung kennt Claude deinen Betrieb, deinen Ton und deine Werkzeuge. Diese Anleitung zeigt dir, wie du das an einem Nachmittag erledigst.

Was bringt dir das?

• Du sparst dir in jedem Chat das Erklären von Betrieb, Rolle und Zielgruppe.

• Entwürfe für Mails und Angebote klingen nach dir und nicht nach Werbebroschüre.

• Claude arbeitet mit echten Dateien in einem Ordner, statt dass du Texte hin und her kopierst.

• Eine erste Routine, etwa eine wöchentliche Liste offener Kundenanfragen, läuft danach ohne dein Zutun als Entwurf.

Wann lohnt es sich und wann nicht?

• Lohnt sich, wenn du Claude mehrmals pro Woche für deine Arbeit nutzt.

• Lohnt sich, wenn du viele ähnliche Texte schreibst, etwa Angebote, Rückfragen oder Terminabsprachen.

• Eher nicht, wenn du Claude nur gelegentlich für eine einzelne Frage öffnest. Dann reicht der normale Chat.

Was du brauchst

Ein Claude-Konto, die Desktop-App für deinen Rechner und rund 30 Minuten Zeit. Welche Funktionen genau enthalten sind, hängt vom Tarif ab. Vorwissen: keins, du solltest nur wissen, wie man einen Ordner anlegt.

Begriffe kurz erklärt

• Persönliche Anweisungen: ein fester Text in den Einstellungen, den Claude in jedem Chat mitliest.

• Cowork: der Arbeitsbereich in der Desktop-App, in dem Claude auf einen freigegebenen Ordner zugreifen kann.

• Connector: eine Verbindung zu einem anderen Programm wie Mail, Kalender oder Ablage.

• Skill: eine gespeicherte Arbeitsanleitung, die Claude bei einer bestimmten Aufgabe immer gleich ausführt.

• Automation: eine Aufgabe, die nach festem Ablauf und auf Wunsch nach Zeitplan von selbst läuft.

Kurz zusammengefasst

• Kontext schlägt Formulierungskunst: Ein Claude, das deinen Betrieb, deine Werkzeuge und deinen Ton kennt, liefert schon mit einfachen Fragen brauchbare Ergebnisse.

• Fang mit deinem Steckbrief an: Claude fragt dich aus und schreibt daraus deine persönlichen Anweisungen.

• Gib Claude in der Desktop-App (Cowork) einen eigenen Arbeitsordner, damit es mit echten Dateien arbeitet statt mit eingefügten Textschnipseln.

• Ein Stilprofil aus deinen eigenen Mails sorgt dafür, dass Entwürfe nach dir klingen.

• Erst danach Mail, Kalender und Ablage verbinden und genau eine Automation bauen. Eine Woche testen, dann die nächste.

Warum relevant: Viele nutzen Claude wie eine bessere Suchmaschine und erklären in jedem Chat alles neu. Ein Nachmittag Einrichtung beendet diese Wiederholungsarbeit dauerhaft.

Praxisteil

Der Plan für deinen Nachmittag

Darum geht es in diesem Schritt: Du richtest Claude in fünf kurzen Etappen so ein, dass jede spätere Etappe auf der vorherigen aufbaut.

Plane rund 30 Minuten ein und arbeite am Rechner, nicht am Smartphone. Jeder Schritt endet mit einem Selbsttest. Erst wenn der Test klappt, geht es weiter.

1. Steckbrief (ca. 10 Min.): Steckbrief-Prompt unten in einem neuen Chat senden und die Fragen beantworten. Das Ergebnis in den Einstellungen bei den persönlichen Präferenzen einfügen. Selbsttest: Neuer Chat, Frage "Was weißt du über meine Arbeit?" Claude sollte Betrieb, Rolle und Ton korrekt wiedergeben.

2. Arbeitsordner (ca. 5 Min.): Desktop-App von claude.ai/download installieren, in Cowork wechseln und einen leeren Ordner wie ki-buero freigeben. Selbsttest: "Lege in meinem Ordner die Datei test.txt mit dem heutigen Datum an." Erscheint die Datei, hat Claude Zugriff.

3. Stilprofil (ca. 5 Min.): Sechs bis acht eigene Texte aus verschiedenen Situationen einfügen, etwa eine Angebotsmail, eine Mahnung, eine WhatsApp an einen Stammkunden und einen LinkedIn-Beitrag. Claude legt daraus stilprofil.md im Arbeitsordner an. Selbsttest: "Schreib eine Terminverschiebung an einen langjährigen Kunden." Klingt der Text nach Werbebroschüre, fehlen dir noch lockere Textproben.

4. Werkzeuge verbinden (ca. 5 Min.): In den Einstellungen unter Connectors zuerst Outlook oder Gmail, dann Kalender und Ablage (Google Drive oder OneDrive) aktivieren. Selbsttest: "Welche Mail von gestern ist noch unbeantwortet?" Kommt eine echte Mail zurück, läuft die Verbindung.

5. Erste Automation (ca. 5 Min.): Automations-Prompt unten senden. Claude schlägt eine Aufgabe vor und baut sie mit dem integrierten Skill Creator als Skill. Einmal von Hand starten, Ergebnis prüfen, erst dann einen Zeitplan setzen.

Steckbrief-Prompt

Darum geht es in diesem Schritt: Claude interviewt dich und schreibt daraus den Text für deine persönlichen Anweisungen.

Bevor wir zusammenarbeiten, sollst du mein Arbeitsumfeld kennen. Frag mich dazu aus: insgesamt zehn bis fünfzehn Fragen, eine pro Nachricht.
Themen: Branche und Betrieb, meine Rolle und eine typische Woche, Kunden und Zielgruppen, wiederkehrende Aufgaben, Werkzeuge, bevorzugter Ton und Länge, No-Gos.
Fasse danach alles in einem Anweisungsblock mit höchstens 300 Wörtern zusammen, gegliedert in "Über mich", "So arbeite ich" und "So antwortest du".
Letzte Regel im Block: Schließe jede längere Antwort mit einer Zeile "Nächster Schritt:" ab.

Die letzte Regel ist dein Kontrolllicht: Fehlt die Zeile "Nächster Schritt", ist der Chat zu lang geworden. Dann einen neuen Chat starten.

So passt du ihn an: Du kannst den Prompt so lassen. Wenn dir ein Thema wichtig ist, das fehlt, etwa Mitarbeiterführung oder Datenschutzregeln im Betrieb, ergänze es in der Zeile "Themen".

Automations-Prompt

Darum geht es in diesem Schritt: Claude hilft dir, die eine Aufgabe zu finden, bei der sich eine erste Automation am meisten lohnt und am wenigsten schiefgehen kann.

Ich beschreibe dir gleich fünf Aufgaben, die jede Woche wiederkommen.
Prüfe für jede: Wie oft fällt sie an? Wie lange dauert sie? Lässt sie sich in festen Schritten beschreiben? Wie teuer wäre ein Fehler?
Empfiehl mir eine Aufgabe, die häufig, zeitintensiv und gut beschreibbar ist und bei der ein Fehler wenig kostet.
Baue sie danach als Skill. Senden, Löschen und Bezahlen bleiben immer bei mir: Du legst nur Entwürfe an.

So passt du ihn an: Schreib nach dem Senden fünf echte Aufgaben aus deiner Woche auf, jeweils mit einem Satz, wie du sie heute erledigst.

Typische Fehler

• Ohne Steckbrief starten und jeden Chat bei null beginnen.

• Echte Kundennamen oder Gesundheitsangaben in die persönlichen Anweisungen schreiben. Dort gehört nur hin, was dauerhaft und unkritisch ist.

• Im normalen Chat bleiben und sich wundern, dass Claude keine Dateien findet.

• Firmenpostfach verbinden, ohne vorher mit der Geschäftsführung oder dem Datenschutzbeauftragten zu klären, ob das erlaubt ist (DSGVO, Auftragsverarbeitung).

• Nur förmliche Texte als Stilprobe nutzen.

• Mehrere Automationen auf einmal bauen und keine sauber testen.

Anwendungsfall: Ingenieurbüro für Statik

Die Inhaberin eines kleinen Ingenieurbüros in Mainz beantwortet den Steckbrief, legt den Ordner ki-buero an und füttert das Stilprofil mit Mails an Architekten und Bauherren. Als erste Automation wählt Claude: Jeden Freitag aus dem Postfach eine Liste offener Nachfragen zu laufenden Projekten erstellen und Antwortentwürfe im Ordner ablegen. Nach einer Woche entscheidet sie, ob die Rechnungserinnerungen als Nächstes dran sind.

Wenn es nicht klappt

• Claude kennt deine Angaben im neuen Chat nicht: Prüfe, ob du den Steckbrief wirklich in den Einstellungen gespeichert hast und nicht nur im Chat stehen lassen.

• Claude findet keine Dateien: Du bist vermutlich im normalen Chat statt in Cowork, oder der Ordner ist nicht freigegeben.

• Der Connector zeigt keine Mails: Verbindung in den Einstellungen trennen und neu anmelden, dabei alle abgefragten Berechtigungen bewusst bestätigen.