KI-Automatisierungs-Check: Welche Routinearbeit du zuerst abgibst

Worum geht es?

Automatisieren heißt: Eine Aufgabe, die du jede Woche auf die gleiche Weise erledigst, läuft künftig ganz oder teilweise von selbst. Das ist wie ein Dauerauftrag bei der Bank: einmal einrichten, danach passiert es ohne dein Zutun. Dieser Prompt hilft dir herauszufinden, welche deiner Routineaufgaben sich dafür am besten eignen und womit du anfangen solltest.

Was bringt dir das?

• Du siehst schwarz auf weiß, wo deine Woche Zeit verliert.

• Du beginnst mit der Aufgabe, die am meisten bringt, statt mit der spannendsten.

• Du bekommst für jede Aufgabe einen Werkzeugvorschlag und eine Anleitung in einfachen Schritten.

• Du hast eine Grundlage für Gespräche mit deinem Team oder deinem IT-Dienstleister.

Wann lohnt es sich und wann nicht?

• Lohnt sich, wenn du oder dein Team jede Woche Stunden mit immer gleichen Abläufen verbringt, etwa Anfragen beantworten, Daten abtippen oder Termine abstimmen.

• Lohnt sich, wenn du KI nutzen willst, aber nicht weißt, wo du anfangen sollst.

• Eher nicht, wenn deine Arbeit kaum aus wiederkehrenden Aufgaben besteht und fast jeder Fall eine eigene Entscheidung braucht.

Was du brauchst

• Einen KI-Chat wie ChatGPT oder Claude, Umfang je nach Tarif.

• Eine Woche lang eine einfache Strichliste, danach etwa 20 Minuten für den Check.

• Kein Vorwissen.

Begriffe kurz erklärt

• Prompt: die Anweisung, die du der KI gibst.

• Automation: ein Ablauf, der nach einmaliger Einrichtung selbstständig läuft.

• No-Code-Tool: ein Programm, mit dem du Abläufe per Mausklick verbindest, ohne zu programmieren. Zapier und Make sind bekannte Beispiele.

• Auftragsverarbeitung: ein Vertrag nach DSGVO, den du brauchst, wenn ein Dienstleister personenbezogene Daten für dich verarbeitet.

Kurz zusammengefasst

• Ein Prompt, der deine wiederkehrenden Aufgaben auf Automatisierbarkeit prüft (hoch, mittel, gering).

• Für jede Aufgabe gibt es eine Tool-Empfehlung, etwa ChatGPT, Claude, Zapier oder Make.

• Dazu kommen eine Schritt-für-Schritt-Einrichtung und eine Schätzung der gesparten Stunden pro Woche.

• Sortiert wird nach Hebel: zuerst das, was mit wenig Aufwand am meisten Zeit spart.

Warum relevant: Der häufigste Fehler beim KI-Einstieg ist, mit dem spannendsten statt mit dem lohnendsten Prozess zu beginnen. Dieser Check dreht die Reihenfolge richtig herum.