Projekte in ChatGPT und Claude richtig einrichten

Worum geht es?

In einem normalen Chat vergisst die KI zwischen zwei Gesprächen vieles von dem, was du ihr erklärt hast. Ein Projekt ist ein eigener Arbeitsbereich für ein Thema, so wie eine Akte im Schrank. Darin liegen deine Unterlagen und Regeln, und jeder Chat in diesem Projekt kennt sie automatisch. Diese Anleitung zeigt dir, wie du so eine Akte in ChatGPT und Claude anlegst.

Was bringt dir das?

• Kein ständiges Neuerklären: Preisliste, Tonvorgaben und Hintergrund sind in jedem Chat des Projekts schon da.

• Einheitliche Ergebnisse: Kundenmails oder Angebote klingen immer gleich, egal wer im Team fragt.

• Ordnung: Alles zu einem Großauftrag oder einem Thema liegt an einem Ort statt in Dutzenden Chats.

• Mehr Datenschutz: Du steuerst, was die KI zu welchem Thema weiß.

Wann lohnt es sich und wann nicht?

• Lohnt sich, wenn du immer wieder mit denselben Unterlagen arbeitest, etwa Preislisten, Verträgen oder Plänen.

• Lohnt sich bei längeren Vorhaben wie einem Bauprojekt oder einer Prüfungsvorbereitung.

• Eher nicht für einmalige Fragen. Dafür reicht ein normaler Chat.

Was du brauchst

Ein Konto bei ChatGPT oder Claude. Projekte gibt es auch kostenlos, mit Grenzen je nach Tarif. Zeitaufwand: rund zehn Minuten pro Projekt. Vorwissen: keins.

Begriffe kurz erklärt

• Projekt: ein Arbeitsbereich für ein Thema mit eigenen Dateien und Regeln.

• Projektanweisungen: feste Regeln, die für alle Chats im Projekt gelten.

• Gedächtnis: Informationen, die sich die KI über Gespräche hinweg merkt.

• Allgemeine Anweisungen: Vorgaben in den Einstellungen, die für alle Chats gelten, auch außerhalb von Projekten.

Kurz zusammengefasst

• Stell dir ein Projekt wie eine Akte vor: Darin liegen Unterlagen, Regeln für die Bearbeitung und Notizen. Was in der Akte steht, kennt jeder Chat darin. Chats außerhalb wissen davon nichts.

• Projekte gibt es in ChatGPT und Claude auch kostenlos, mit Grenzen bei der Zahl der Dateien oder Projekte.

• Beim Gedächtnis unterscheiden sich die beiden: In ChatGPT wählst du zwischen normalem Gedächtnis und "Nur Projekt". Claude führt für jedes Projekt automatisch ein eigenes Gedächtnis.

• Hochgeladene Dateien aktualisieren sich nicht von selbst. Eine alte Preisliste bleibt alt, bis du die neue hochlädst.

• Gute Startprojekte für den Berufsalltag: Kundenkommunikation, ein Projekt pro Großauftrag, Personal und Stellenanzeigen, Weiterbildung.

Warum relevant: Projekte sind der einfachste Weg weg vom ständigen Neuerklären. Du brauchst dafür kein Technikwissen, nur zehn Minuten und die richtigen Unterlagen.

Praxisteil

In zehn Minuten zum ersten Projekt

Darum geht es in diesem Schritt: Du legst dein erstes Projekt an, füllst es mit Unterlagen und Regeln und prüfst, ob es funktioniert.

1. Zuschnitt festlegen: Ein Projekt pro Thema, das immer wieder dieselben Unterlagen braucht. Zu breit ("Alles zur Firma") verwässert die Antworten, zu eng ("Mail an Herrn Müller") lohnt sich nicht.

2. Unterlagen sammeln: Nur, was du sonst jedes Mal neu einfügen würdest. Wenn die Dateigrenze drückt, verwandte Dokumente zu einem PDF zusammenfassen. In Claude bleibt ein über Google Drive eingebundenes Dokument automatisch aktuell.

3. Anweisungen schreiben: Mit dem Gerüst unten. Kurz und konkret, denn lange, vage Anweisungen werden gern überlesen. Projektanweisungen gehen den allgemeinen Anweisungen vor.

4. Gedächtnis und Datenschutz klären: In ChatGPT für alles mit Personaldaten oder Kundendetails "Nur Projekt" wählen. In Claude unter Einstellungen > Gedächtnis prüfen, ob das Projektgedächtnis aktiv ist. Was alle Chats im Projekt wissen müssen, gehört in eine Datei, nicht nur in einen einzelnen Chat.

5. Selbsttest: "Fasse in fünf Zeilen zusammen, was du über dieses Projekt weißt, und nenne eine Information, die dir fehlt."

6. Pflegetermin setzen: Einmal im Monat prüfen, ob Preislisten, Pläne oder Vorlagen noch aktuell sind.

Gerüst für Projektanweisungen

Darum geht es in diesem Schritt: Du schreibst kurze, klare Regeln, an die sich die KI in jedem Chat des Projekts hält.

Zweck: In diesem Projekt geht es um [Thema]. Ziel ist [z. B. schnelle, einheitliche Antworten an Kunden].
Wer schreibt: [Rolle, Betrieb, Region]
Wer liest: [Zielgruppe], Anrede [Du oder Sie]
Feste Regeln: [z. B. Preise immer netto und brutto nennen, keine Liefertermine zusagen]
Verboten: [Formulierungen oder Inhalte, die nie vorkommen dürfen]
Unterlagen: Nutze vorrangig die Projektdateien. Steht etwas nicht darin, sag das, statt zu raten.
Format: [z. B. Mails höchstens 150 Wörter, Vergleiche als Tabelle]

Wenn dir das Ausfüllen schwerfällt, gib das Gerüst der KI und lass dir zu jedem Feld eine Frage stellen.

So passt du es an: Ersetze jede eckige Klammer durch deine Angaben. Felder, die für dein Projekt keine Rolle spielen, lässt du einfach weg.

Vier Startprojekte für den Berufsalltag

Darum geht es in diesem Schritt: Du suchst dir eine bewährte Vorlage aus, statt bei null anzufangen.

• Kundenkommunikation: Regeln zu Ton, Anrede und Zusagen. Dateien: Leistungsbeschreibung, aktuelle Preisliste, häufige Fragen mit Antworten, zwei gute Musterantworten. Nutzung: Anfragen beantworten, Angebote formulieren, Beschwerden entschärfen.

• Ein Projekt pro Großauftrag: Regeln zu Ansprechpartnern und Freigabewegen. Dateien: Leistungsverzeichnis, Vertrag, Pläne, Besprechungsprotokolle. Nutzung: Nachträge prüfen, Protokolle zusammenfassen, Mails an Bauherr und Nachunternehmer.

• Personal und Stellenanzeigen: Regeln zu Arbeitgeberwerten und gendergerechter Sprache. Dateien: Stellenbeschreibungen, Tarif oder Gehaltsbänder, Leitbild. In ChatGPT auf "Nur Projekt" stellen. Keine Bewerberunterlagen hochladen.

• Weiterbildung: Regeln zum Lernstil, etwa "erst fragen, dann erklären". Dateien: Prüfungsordnung, Skripte, alte Prüfungsaufgaben. Nutzung: Übungsfragen, Zusammenfassungen, Lernplan bis zur IHK Prüfung.

Typische Fehler

• Erwarten, dass Projekte voneinander wissen. Was für alle Chats gilt, gehört in die allgemeinen Anweisungen oder das Hauptgedächtnis.

• Alte Preislisten oder Pläne im Projekt vergessen. Die KI rechnet dann mit falschen Zahlen, ohne es zu merken.

• In ChatGPT eine geplante Aufgabe im Projekt anlegen und erwarten, dass sie die Projektdateien liest. Das tut sie nicht.

• Anweisungen über mehrere Seiten statt weniger klarer Regeln.

• Personalakten, Gesundheitsdaten oder Bewerbungen hochladen, ohne die Datenschutzfrage geklärt zu haben (DSGVO).

Anwendungsfall: Neubau einer Kita

Ein Bauunternehmen aus Offenbach legt für den Neubau einer Kita ein eigenes Projekt an. In den Anweisungen stehen die Ansprechpartner der Stadt, die Regel "Nachträge nur mit Bezug zur LV Position" und die Anrede per Sie. Hochgeladen werden Leistungsverzeichnis, Bauzeitenplan und die bisherigen Baubesprechungsprotokolle. Die Bauleiterin lässt sich nach jeder Besprechung die offenen Punkte zusammenfassen und prüft Nachtragsforderungen der Nachunternehmer gegen das Leistungsverzeichnis. Neue Protokolle lädt sie jeden Freitag hoch.

Wenn es nicht klappt

• Die KI nutzt die Projektdateien nicht: Verweise im Chat ausdrücklich auf die Datei, etwa "Nutze die Preisliste im Projekt".

• Du kannst keine weiteren Dateien hochladen: Fasse verwandte Dokumente zu einem PDF zusammen oder entferne veraltete Dateien.

• Die Antworten sind ungenau: Kürze die Anweisungen auf wenige klare Regeln und schneide das Projekt enger zu.